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篇名: 上班族如何提升工作效率
作者: -夢中情人- 日期: 2009.06.17  天氣:  心情:

上班族如何提升工作效率

工作效率的提昇象徵一個人生產力、競爭力乃至生命價值的提升,也是上班族自我肯定、出人頭地的不二法門。
  你參加過或看過馬拉松賽跑嗎?你有沒有注意到,當鳴槍開跑那一剎那,所有參賽者的起跑點是一樣的,但到最後,賽跑的人卻幾乎以不同的時間到達終點。同樣的道理,在企業裡,同一批被進用的基層人員,他們在職場上的起跑點也是一樣的,但到最後,他們的成就,所佔的職位通常也是不一樣的。這個譬喻嚴肅的告訴我們,即使朝九晚五的上班族也有競爭力的問題。上班族要提升競爭力,不能沒有較好的工作效率;正如馬拉松賽的跑者要拔得頭籌,不能沒有較快的速度一樣。

把工作當歷練
  一般人大概都知道,所謂工作效率就是做事的投入與產出比例。投入的越少、產出的越多,就越有效率。這樣的認知,本來就應該以有助於組織目標的達成為前提。但偏偏就有人把它套在個人利益的追求上,做起事來斤斤計較,只知少付出,多回報,甚至不勞而獲。幾年前我在辦公室裡同時碰到兩位截然不同的工讀生,一位兢兢業業,工作效率很高,另一位偷雞摸狗,工作效率奇差。我分別找他們面談後,才知道前者傾向把工作當做人生的歷練,後者則傾向把工作當做販賣的商品。可見一個人工作效率的高低與工作態度有很密切的關係,如果把工作當做自己家裡的工作,做起事來就可能有效率:如果老是認為在替人家做事,做起事來就可能沒有效率。

站在生命的觀點做事
  上班族要提高工作效率,我的第一個建議是,站在生命的觀點做事。所謂生命的觀點,簡單的說就是腦子裡要這樣想:「不管有沒有好好做,都是一分一秒的在消耗生命。」只要你有這樣的生命觀點,你不但會投入工作、專心工作,而且會想辦法提高工作效率。不過,這樣的生命觀點並不能保證一定會有很好的工作效率,要提高工作效率還必須在這個基礎上,進一步尋求利基。什麼是提昇工作效率的利基?我的第二個建議是活用資訊科技。到底辦公室內有什麼樣的資訊素材,可以改善你的工作流程?你必須去瞭解,學習,應用,什麼樣的資訊素材可以與目前的工作結合,改善你的工作方法,你必須去構思、應用。如果你這樣做,就有可能提昇工作效率,如果你不這樣做而人家這樣做了,即使你原來的工作效率沒有降低,你在競爭力的跑道上已相對降低了工作效率。

企劃、行動、檢討
  要提高工作效率,我的第三個建議是奉行P(plan);D(do);S(see)所謂管理循環的三個原則。也就是說,做任同事情一定要有企劃,企劃了一定要去做,做了一定要去檢討,檢討了一定要去企劃。如此反覆實施,才能不斷的提昇工作效率。在這個循環中,DOSEE的實施要靠意志力,PLAN則除意志力外還需要有策略,所以相對更為重要。要提昇企劃力,首先在心態上要把「個人」轉為「個人股份有限公司」,揚棄「船到橋頭自然直」的僥倖心理或「天塌下來有人頂」的依賴心理。其次,就是要確實去執行企劃的工作,我提供的刀法是,利用KJ法在上班前或上班前一天晚上的十五分鐘,將當天必須處理的事情,以「一張卡片,一件事情」的方式,加以結構化及流程化,然後在結構流程圇上標示輕重緩急符號,再以此做為當天的工作藍圖,有效執行當天的任務。

左右腦平衡運用
  要提高工作效率,最後我還有個建議,左右腦平衡運用。要達到這樣的境界,我提供的方法是.把傳統記憶型的日曆手冊,變革為涵概大腦四個功能亦即吸收-記憶-理解-創造併用的一日曆手冊。具體來說,一就是備有按週分頁,左側備忘,右側創意引發用的日曆手冊,在配合上述企劃方法不斷實施,必甚有助於左右腦的平衡運用,促使工作效率的不斷提昇。
  工作效率的提昇象徵一個人生產力、競爭力乃至生命價值的提昇,也是上班族自我肯定、出人頭地的不二法門。我相信只要大家參照上面所提供的一些原則及方法,反覆不斷的實施,一定可以提高工作效率,在職埸上更受重用。


來源:薔薇輝石網。

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以一天的計畫表來說,首先列出你必須做的事,這些是你今天的首要工作,

然後再列出應該做的事,以及可以做但並不急於一時的事。然後評估各項工作所需的時間,

再決定如何把時間分配到這些工作上。應該把最重要的事情放在一天中狀況最好的時間內去做。

一天的時間規劃完成後,可以延伸成一週的計畫,決定一週內最重要及必須做的事。

每天要確認行程是否照計畫進行。養成把握重點,循序漸進,集中力量的習慣,

決定次序,從最重要的事情著手。我們必須先決定那一個工作比較重要,必須優先去做;

那些比較不重要,可以緩辦。不考慮優先次序所產生的另一結果,常是一無所成,

而且被拖延或耽擱的事情,等之後再提出時,往往已失去時效性。

要讓工作有效率,分工合作甚至找較專業的同事幫忙都是方法之一,"一起做"是節省時間的武器,

也是增加效率的法寶。投資一點時間常常和你的同事溝通,會產生不錯的效益,

尤其要讓他們搞清楚狀況,否則他們就不可能分攤工作負荷唷!


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住戶回應
 
時間:2009-06-17 06:34
她, 35歲,台北市,其他
*給你留了一則留言*
  
作者回覆說[2009-06-17 07:55]:

當上班族自己路工作生命價值才有目標人生^^



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