真是氣死人了~~
昨天,收到行政的一封信,內容如下:
本公司資訊平台(EMIS)現已增設[郵件遞送單]功能
自即日起,各部門送交行政部對外郵寄之限時掛號、掛號、快遞等郵件,
均需進入EMIS[辦公室]--->[郵件遞送單]填註相關資料,由EMIS彙總後,
再行將郵件交付本部寄送。
有沒搞錯!!~為什麼你們部門的工作要分出來給我們,是不是針對我們而設計的。
後來,我跟貞儀還有玉珊各發了一封mail給協理,表示抗議。
今天早上,收到協理的回信:
何謂自即日起實施,作業流程變更涉及各部門者,除緊急事件外需先協調並尋求更為有效率之作業方式,通知擇期辦理。
否則易引發將自己部門應有工作移由其他部門作業之疑慮,本案是否再議。
陳成發 96/08/21
當時,我跟玉珊還有貞儀心想,還不錯,我們的老大有在管事,可是一山還有一山高..
下午,我們收到人事部的回信:
致各單位承辦人:
本公司資訊平台(EMIS)增設[郵件遞送單]功能,用意並非轉移行政部原有之工作量,主要希冀透過電子化系統簡化行政流程,過去傳統抄寫曾發生登錄錯誤爭議,其中郵件不乏公司財務重要文件、交易支票,一旦出現疏漏恐非處分承辦人所能彌補損失,因此,行政部特請求資訊部開發[郵件遞送單]以加強管控,本系統優點如下:
一、由寄件單位記載郵件送達處,寄件人本人最清楚郵件正確送達地,可確保文字不會誤植。
二、歷史資料查詢功能,由於本公司大宗掛號郵件往來八成皆為固定住址,本系統依使用者工號,在送達地欄位輸入時,若遇有歷史資料將於視窗中自動帶出,寄件人可自動選取,免去每次抄寫程序,減少錯誤發生機率。(由於歷史資料必須一段時間登錄累積,倘若寄件單位窗口認為增加工作負荷,初期登錄資料承辦人可委由行政部處理)
三、本系統依寄件性質(掛號、限時掛告、航空郵件)具備排序功能,可免除承辦人查找核對時間,並於列印清單時,自動做為截單時間,可釐清郵件確切寄送日。
本系統目前委請各單位承辦人進行測試,即日起實施用語引起爭議,思慮欠週本人在此致歉,也感謝資訊部在極短的時間內開發完成,以及陳協理的支持,待測試完成後,經簽核同意後公告實施,不便之處尚請見諒。
好樣的!!什麼叫我們的協理有支持,機車勒~"~
同事們看到這封回信,面有難色,不知道怎麼回,而我~
因為在生氣,所以~~對此封信件,提出抗議。
只是我還沒有寄出去,同事說,等老大說不過的時候,再提出來,當作上訴狀。
我的內容如下:
一、由寄件單位記載郵件送達處,寄件人本人最清楚郵件正確送達地,可確保文字不會誤植。
這個由他們寫會比較好吧!因為,如果我們寫錯,他們也能做好再次核對的功能丫!
如果真的由我們自行填寫,就算是錯了,也寄不到丫!
二、歷史資料查詢功能,由於本公司大宗掛號郵件往來八成皆為固定住址,本系統依使用者工號,在送達地欄位輸入時,若遇有歷史資料將於視窗中自動帶出,寄件人可自動選取,免去每次抄寫程序,減少錯誤發生機率。(由於歷史資料必須一段時間登錄累積,倘若寄件單位窗口認為增加工作負荷,初期登錄資料承辦人可委由行政部處理)
這點就真的有問題了,如果今日我們有重要信件,一定要今日寄出,明天對方就要收到我們的信件,若正好公司資訊平台發生問題,是否表示今日信件就不用寄了,這樣不但會影響寄信的作業,對公司的聲譽,也會受到影響。
而且,公司為一個大家庭,彼此應保有信賴對方,這樣才會更有向心力,各部們會將信件全都集中由行政整理及寄送,是因為信賴對方,並非單純認為工作量增加。
如同副理所說,寄件人可自動選取,免去每次抄寫程序,所以對於原本整理的人員也是一大福利。
三、本系統依寄件性質(掛號、限時掛告、航空郵件)具備排序功能,可免除承辦人查找核對時間,並於列印清單時,自動做為截單時間,可釐清郵件確切寄送日。
最後,公司內部何時列印清單時間,我們並不清楚,依過去經驗,行政會要求我們在1點前有時會在12點前就寄出今天要寄的信件,若此項作業真的由各部門自行處理,會引發下列幾點:
一、截單時間不明確。因若自行處理,寄件人員想由什麼時間點截單,我們並不清楚,會不會12點就截單?待三思。
二、寄信時間會來不及。就以本部門來說,開支票或開發票、寫信封上的資料及做最後的對帳工作,可能就要花上一個上午的時間,若再由我們自行key入寄件資料,可能會來不及當日寄出。
想到就氣,搞什麼!!明明是自己部門的工作,為什麼要將工作分出來,別把話說得這麼好聽,因為我們一看就知道,你說的都只是藉口。什麼叫人員不識字,如果真的有困難,就應該要內部做調整,而不是將工作分出來。
~"~機車勒~~氣!氣!氣!